Heures d’ouverture en période de fêtes. 26 & 27/12 : de 08h00 à 17h00, 28/12 : de 08h00 à 16h00. 24, 25 & 31/12 : nous sommes fermés. Il n’y aura pas de livraison les 24/12, 27/12 et 31/12.

Politique de respect de la vie privée

 

DÉCLARATION EN MATIÈRE DE RESPECT DE LA VIE PRIVÉE - CLIENTS ET TIERS

Date d’entrée en vigueur : Juillet 2018

 

CONTENU

1.   Qui sommes-nous ?
2.   À qui s’adresse cette Déclaration en matière de respect de la vie privée ?
3.   De quelles données s’agit-il ?
4.   Les données que nous collectons et comment nous les utilisons
5.   Transferts internationaux
6.   Divulgation des données
7.   Prestataires de services
8.   Garder vos données à jour
9.   Conservation des données
10. Vos droits

 

1. QUI SOMMES-NOUS ?

Antalis (“ANTALIS”) est une Société Anonyme française au capital de 213 000 000 d’euros, immatriculée au Registre du Commerce et des Sociétés de Nanterre sous le numéro 410 336 069, et ayant son siège social au 8 rue de Seine, 92100 Boulogne-Billancourt (France).

ANTALIS est le premier distributeur de papier professionnel et fournisseur de solutions d’emballage et de produits de communication visuelle en Europe et dans le monde (hors États-Unis). ANTALIS est le seul opérateur de son secteur avec une présence internationale dans 43 pays à travers ses sociétés affiliées. ANTALIS propose l’une des gammes de produits et de solutions les plus étendues et diversifiées du marché, et garantit à ses clients un niveau de service élevé en termes de personnalisation, d’expertise et de logistique, notamment grâce à ses 123 centres de distribution répartis dans le monde.

Les coordonnées de nos sites ANTALIS dans le monde sont disponibles sur notre site Web : www.antalis.com. Pour des questions relatives au respect de la vie privée, vous pouvez vous adresser directement à dpo@antalis.com.

ANTALIS s’engage à collecter, conserver et utiliser de manière responsable les informations personnelles relatives à nos clients et à nos contacts commerciaux. Les dispositions des lois sur la protection des données dans l’Union européenne et partout ailleurs imposent des conditions strictes à ANTALIS.

À travers son Code de conduite, ANTALIS a émis une déclaration dans laquelle le droit fondamental et inaliénable à la protection de la vie privée et des données personnelles est reconnu pour chaque individu. ANTALIS reconnaît également son obligation à mettre en œuvre les procédures nécessaires pour que la collecte et le traitement des données personnelles soient réalisés dans le cadre de ses activités, conformément à la loi applicable – dont le Règlement Général pour la Protection des Données (RGPD) - et dans le respect des personnes, de la sécurité et de la confidentialité de leurs données. Pour plus d’informations, consultez notre site Web : www.antalis.com.

ANTALIS travaille à la mise à jour de ses processus conformément au Règlement de l’Union européenne 2016/679 (RGPD), en mettant en place un programme interne de protection des données afin de promouvoir une norme homogène au sein d’ANTALIS lors du traitement des données personnelles.

Le(s) responsable(s) du traitement de vos données personnelles sera(ont) ANTALIS ou les sociétés avec lesquelles vous traitez et/ou ANTALIS, qui sera ci-dessous dénommée ANTALIS.

Cette Déclaration en matière de respect de la vie privée explique comment nous sommes amenés à traiter les informations concernant les clients, fournisseurs, actionnaires et autres contacts commerciaux ou professionnels, et décrit les droits dont vous pouvez disposer sur vos propres données personnelles. Veuillez la lire attentivement.

 

2. À QUI S'ADRESSE CETTE DÉCLARATION EN MATIÈRE DE RESPECT DE LA VIE PRIVÉE ?

Clients
Cette Déclaration concerne les contacts client individuels avec lesquels nous traitons, y compris les clients potentiels. Elle s’applique aux données personnelles collectées dans le cadre de notre processus d’intégration de nouveaux clients et de résiliation de contrats, ainsi qu’aux informations recueillies tout au long de notre relation avec nos clients.
Elle s’applique également aux données personnelles des employés travaillant dans des entités clientes, que nous pouvons recevoir dans le cadre de la fourniture de produits et de services. Dans ces circonstances, notre contact client principal est chargé de s’assurer que toutes les personnes concernées sont informées que leurs données personnelles nous seront fournies, et des fins pour lesquelles nous utiliserons ces informations, par exemple en leur montrant une copie de cette déclaration.

Actionnaires
La description ci-dessus s’applique de la même manière à nos actionnaires.

Fournisseurs
La description ci-dessus s’applique de la même manière à nos fournisseurs.

Contacts commerciaux
En outre, cette Déclaration couvre les données personnelles des personnes qui ne sont ni des clients ni des actionnaires existants ou anciens, mais qui entrent en contact avec ANTALIS en s’abonnant pour recevoir des communications telles que des alertes e-mail et des publications, ou qui assistent à des événements organisés par ANTALIS (seules ou avec des organisations partenaires).

Autres contacts
Cette Déclaration couvre également les données personnelles des personnes avec lesquelles ANTALIS a conclu un accord commercial ou établi un contact dans le cadre de ses activités, par exemple des agents, d’autres parties prenantes et des parties adverses.

 

3. DE QUELLES DONNÉES S'AGIT-IL ?

Dans cette Déclaration en matière de respect de la vie privée, le terme « données personnelles » désigne toute donnée (électronique ou écrite) relative à un individu pouvant être identifié directement ou indirectement, notamment par référence à un identifiant tel qu’un nom, un numéro d’identification, des données de localisation, un identifiant en ligne, ou un ou plusieurs facteur(s) spécifique(s) à l’identité physique, physiologique, génétique, psychique, économique, culturelle ou sociale de cet individu.

Elle inclut également des catégories particulières de données personnelles (« données de catégorie spéciale ») à partir desquelles il est possible de déterminer ou de déduire l’origine ethnique ou raciale d’un individu, ses opinions politiques, ses croyances religieuses ou autres croyances de même nature, son appartenance à un syndicat, son état de santé physique ou psychique (y compris les données biométriques et génétiques), sa vie ou son orientation sexuelle, ou encore son statut judiciaire (y compris les informations concernant une infraction pénale ou une infraction pénale présumée, et toute peine ou sanction imposée).

ANTALIS collecte des données personnelles de catégories spéciales que si cela est nécessaire pour l’une des fins décrites ci-dessous. Pour savoir quand et pourquoi nous pourrions être amenés à collecter ces données, consultez la section 4 « Les informations que nous collectons et comment nous les utilisons » ci-dessous.

 

4. LES DONNÉES QUE NOUS COLLECTONS ET COMMENT NOUS LES UTILISONS

ANTALIS peut utiliser vos données personnelles à des fins diverses, comme décrit dans les paragraphes suivants.

ANTALIS s’engage à collecter et à utiliser uniquement les données personnelles nécessaires pour fournir des produits et des services à nos clients, établir et/ou entretenir des relations avec nos contacts commerciaux, et tenir les personnes informées des produits, services et événements que nous estimons susceptibles de les intéresser et/ou pour lesquels elles ont déjà confirmé leur intérêt auprès d’ANTALIS. Pour plus de détails sur les fins auxquelles nous collectons des informations, les données que nous sommes amenés à collecter, la source de ces données et les fondements juridiques sur lesquels se base ANTALIS, envoyez une demande à l’adresse e-mail dédiée suivante : dpo@antalis.com

Dans certains cas, il vous sera demandé de fournir des données personnelles à ANTALIS pour nous permettre de vous fournir (ou à votre employeur) des produits et des services, de vous contacter ou de respecter les obligations légales d’ANTALIS.


Contrôles relatifs à l’identité, aux conflits d’intérêt, à la lutte contre le blanchiment d’argent et autres vérifications
ANTALIS recueille diverses informations sur les clients et les contacts client dans le cadre de notre processus d’intégration de nouveaux contacts. On appelle cela la « diligence raisonnable », ou « connaître son client » ou « connaître son fournisseur ». Ces contrôles peuvent inclure tout ou partie des éléments suivants :

  • Contrôle d’identité : preuve du nom et de l’adresse
  • Propriété effective en dernière analyse de sociétés et d’autres entités juridiques
  • Contrôles de conflit d’intérêt
  • Contrôles relatifs à la lutte contre le blanchiment d’argent, au produit du crime et au financement du terrorisme
  • Contrôles des personnes politiquement exposées : personnes ayant des postes importants dans le gouvernement, la justice, les tribunaux, les banques centrales, les ambassades, les forces armées et les entreprises publiques, y compris les membres de leur famille et leurs proches collaborateurs
  • Contrôles relatifs à la liste des sanctions gouvernementales
  • Liste d'initiés

 

Ces contrôles sont effectués pour des raisons juridiques, réglementaires ou commerciales et pourront être répétés tout au long de la durée de notre contrat. Il est important que vous nous fournissiez tous les renseignements et documents nécessaires. Autrement, cela pourrait nuire à notre capacité à vous fournir des produits et des services.

Nous pouvons être amenés à utiliser des sources tierces pour obtenir certaines de ces informations. Pour plus de détails, envoyez une demande à l’adresse e-mail dédiée suivante : dpo@antalis.com.

 

Fourniture de produits et de services 
ANTALIS peut collecter ou générer des données supplémentaires à votre sujet au cours de notre contrat, dans le but de fournir des produits et des services.

Nous pouvons également utiliser vos données personnelles :

  • Pour gérer notre relation et entretenir des relations contractuelles
  • À des fins comptables et fiscales
  • À des fins de marketing et de développement commercial
  • Pour respecter les obligations réglementaires d’ANTALIS
  • Pour établir, exercer ou défendre des droits légaux
  • À des fins de prévention et de détection d’activités criminelles
  • À des fins historiques et statistiques

 

Autres interactions commerciales 
Dans le cadre de vos activités commerciales ou de vos autres transactions commerciales avec ANTALIS, nous pouvons être amenés à collecter ou à générer des informations à votre sujet. Nous pouvons utiliser ces données personnelles pour gérer notre relation et entretenir des relations contractuelles, à des fins comptables et fiscales, et pour respecter nos obligations réglementaires.
Nous pouvons également partager vos données personnelles avec des tiers si nous vendons ou achetons une entreprise ou des actifs, auquel cas nous pourrons avoir besoin de divulguer des données personnelles au vendeur ou à l’acheteur potentiel de l’entreprise ou des actifs en question, ainsi qu’à leurs conseillers professionnels. Si la société ou la quasi-totalité de ses actifs sont acquises par un tiers ou une société de notre Groupe, les données personnelles que nous détenons par le biais du vendeur seront incluses dans les actifs transférés.

Informations recueillies dans nos locaux
Si vous visitez nos locaux, votre image peut être capturée sur les systèmes de vidéo-surveillance exploités par ANTALIS ou l’entité qui gère nos locaux. Les systèmes de contrôle d’accès aux bâtiments peuvent également enregistrer l’emplacement, l’heure et la date de votre entrée et de votre sortie dans nos bureaux.

Communications 
Lorsque cela est autorisé par la loi applicable, ANTALIS peut enregistrer et/ou surveiller les appels téléphoniques émis et reçus, ainsi que les communications électroniques envoyées ou reçues par le biais des réseaux d’ANTALIS, afin de protéger nos activités et de vérifier la conformité à nos politiques et aux exigences légales applicables. Tout enregistrement et/ou toute surveillance de ce type sera effectué(e) à des fins commerciales légales et conformément aux lois et réglementations applicables. Cela peut inclure :

  • Enregistrer des faits (y compris la retranscription de messages vocaux en texte)
  • Établir la conformité aux politiques et procédures d’ANTALIS
  • Respecter les lois et réglementations applicables
  • Prévenir et détecter les activités criminelles
  • Surveiller l’utilisation et le fonctionnement des réseaux et systèmes d’ANTALIS
     

Afin de communiquer efficacement, la correspondance et les documents peuvent être envoyés par e-mail non crypté. Sachez que cette méthode de communication n’est pas entièrement sécurisée, et qu’il n’existe pas de normes de service régissant la diffusion des e-mails. Si vous préférez que nous n’utilisions pas d’e-mails non cryptés, parlez-en à votre contact ANTALIS.

Marketing et développement commercial 
ANTALIS collecte des informations à des fins de marketing et de développement commercial, et dans le cadre de la gestion globale de ses relations client. Nous pouvons utiliser certaines données personnelles à des fins de divertissement auprès des clients, y compris pour enregistrer vos intérêts et préférences.
Nous pouvons utiliser vos données personnelles pour vous envoyer des informations par e-mail ou courrier postal (ou en utilisant les réseaux sociaux) sur nos produits et services, l’actualité de notre secteur, nos brochures, nos communiqués de presse, ou encore des invitations à des séminaires et des conférences. Vous pouvez sélectionner les domaines et les sujets qui vous intéressent lorsque vous vous inscrivez sur notre site Web. Vous pouvez mettre à jour vos préférences ou vous désabonner à tout moment. Pour plus d’informations sur l’exercice de vos droits, consultez la section 10 « Vos droits » ci-dessous.

Événements 
Si vous participez à un événement organisé par ou en association avec ANTALIS, nous collecterons vos coordonnées lors de votre inscription à l’événement. Les autres informations que nous collecterons peuvent inclure vos exigences alimentaires et des détails sur vos éventuels problèmes de santé ou le(s) handicap(s) dont vous souffrez et qui pourraient avoir une incidence sur votre présence ou votre participation à l’événement. Lorsqu’un événement est organisé en association avec une organisation partenaire ou organisé sur un site externe, nous pouvons être amenés à partager vos données personnelles avec le partenaire, l’organisateur de l’événement ou le site d’accueil de l’événement. Seules les informations strictement nécessaires seront partagées, afin de permettre l’organisation de l’événement. Si l’événement est organisé en association avec une organisation partenaire, cette dernière assumera la responsabilité de vous informer de toute opération marketing qu’elle souhaite entreprendre et devra obtenir votre consentement, le cas échéant.

Cookies
Si vous utilisez nos sites Web, sachez qu’ils utilisent des cookies et d’autres outils d’analyse du trafic Web (par exemple, Pixel Tracking, Google Analytics). Cliquez sur le lien politique en matière de cookies pour obtenir plus d’informations sur l’utilisation que nous faisons de ces outils, ou envoyez une demande à l’adresse : dpo@antalis.com.

 

5. TRANSFERTS INTERNATIONAUX

ANTALIS est un groupe international qui opère à l’échelle mondiale. Comme la plupart des entreprises internationales, ANTALIS a centralisé certains aspects de la gestion de ses clients et de ses dossiers dans l’Union européenne. De plus, lorsque les projets couvrent plusieurs juridictions, tous les membres d’ANTALIS qui travaillent sur ces projets doivent pouvoir accéder aux informations disponibles. Par conséquent, vos informations personnelles peuvent être transférées hors du pays d’origine (y compris en dehors de l’Espace économique européen) et peuvent être consultées par le biais d’ANTALIS à l’échelle mondiale.

ANTALIS prendra toutes les mesures de sécurité et précautions juridiques nécessaires pour assurer la sécurité et l’intégrité des données personnelles transférées au sein d’ANTALIS afin de garantir, au sein d’Antalis, des transferts internationaux de données personnelles provenant de l’EEE conformes aux lois européennes applicables en matière de protection de la vie privée, par l’utilisation des mêmes normes de protection des données personnelles. Vos données personnelles bénéficieront donc du même niveau de protection quelle que soit leur localisation au sein d’ANTALIS.

Vos données personnelles seront également consultées par les prestataires de services d’ANTALIS qui peuvent être basés dans d’autres juridictions. Pour plus d’informations, consultez la section 7 « Prestataires de services » ci-dessous.

 

6. DIVULGATION DES DONNÉES

ANTALIS peut divulguer vos données personnelles (i) lorsque cela est nécessaire aux fins énoncées, y compris au sein d’ANTALIS ; (ii) si cela est requis par la loi applicable ; (iii) dans le cadre d’une réorganisation ou d’une fusion de notre société avec une autre société ; (iv) si nous pensons qu’une telle divulgation est nécessaire pour appliquer des conditions contractuelles ou d’autres accords, ou pour protéger et défendre les droits, la propriété ou la sécurité d’ANTALIS ; (v) pour se conformer à une procédure judiciaire, à une ordonnance du tribunal ou à toute autre obligation légale, ou à une enquête réglementaire ou gouvernementale ; ou (vi) avec votre consentement.

Nous attirons particulièrement votre attention sur le fait que dans certaines juridictions, ANTALIS a l’obligation légale de signaler toute transaction et autre activité suspecte aux autorités réglementaires compétentes au titre de la lutte contre le blanchiment d’argent, du financement du terrorisme, du délit d’initiés ou tout domaine juridique connexe. ANTALIS peut également signaler toute activité criminelle présumée à la police et à d’autres instances chargées de l’application des lois. Il se peut que nous ne soyons pas autorisés à vous informer à ce sujet, ou à vous en informer avant la divulgation de vos informations.

Les tiers susceptibles de recevoir des données personnelles relatives à nos clients, à nos contacts commerciaux ou à nos contacts professionnels peuvent inclure :

  • Autorités fiscales et douanières
  • Organismes de réglementation et autres organismes professionnels
  • Autorités boursières et de cotation
  • Registres publics des dirigeants d’entreprise et des participations
  • Prestataires de services de contrôle d’identité
  • Agences d’évaluation du crédit
  • Tribunaux, police, instances chargées de l’application des lois
  • Ministères et organismes gouvernementaux
  • Auditeurs et conseillers professionnels (y compris les assureurs et les conseillers en responsabilité civile professionnelle)
     

ANTALIS déploiera tous les efforts raisonnables pour divulguer le minimum d’informations personnelles dans chaque situation.

 

7. PRESTATAIRES DE SERVICES

Les tiers fournissant des services à ANTALIS sont appelés « sous-traitants ». ANTALIS mettra en place des contrats avec des sous-traitants répondant aux exigences des lois sur la protection de la vie privée. Les sous-traitants seront tenus d’utiliser des mesures de sécurité appropriées pour protéger les données personnelles dont ils disposent, et ne pourront pas utiliser ces données personnelles autrement que selon les instructions d’ANTALIS.

Les sous-traitants qui traitent des données personnelles pour le compte d’ANTALIS peuvent être basés en Europe ou dans d’autres pays du monde. ANTALIS veillera à ce que ses sous-traitants respectent toutes les exigences légales applicables au transfert d’informations personnelles en dehors de la juridiction dans laquelle elles ont été initialement collectées. Pour les données collectées dans l’Espace économique européen ou concernant des personnes vivant dans l’EEE, ANTALIS demandera aux sous-traitants d’exécuter les clauses contractuelles standard relatives au transfert d’informations personnelles vers des pays tiers, conformément aux lois européennes applicables en matière de protection de la vie privée.

Si vous souhaitez obtenir plus d’informations sur les sous-traitants avec lesquels nous travaillons, contactez le Responsable international de la protection des données, en envoyant une demande à l’adresse e-mail dédiée suivante : dpo@antalis.com.

 

8. GARDER VOS DONNÉES Á JOUR

ANTALIS met tout en œuvre pour garantir l’exactitude et l’exhaustivité des données personnelles détenues par ANTALIS. Pour nous aider à nous assurer que nous disposons des informations les plus récentes à votre sujet, il est important que vous nous informiez de toute mise à jour de vos coordonnées ou de toute autre information personnelle. Veuillez contacter la personne avec laquelle vous traitez habituellement chez ANTALIS. Vous pouvez également contacter le Responsable international de la protection des données d’Antalis en envoyant une demande à l’adresse e-mail dédiée suivante : dpo@antalis.com.

 

9. CONSERVATION DES DONNÉES

ANTALIS conservera vos données personnelles uniquement le temps nécessaire aux fins décrites dans la section 4 ci-dessus : « Les données que nous collectons et comment nous les utilisons ». À noter : les périodes de conservation peuvent varier selon les juridictions. Les données personnelles sont généralement conservées pendant une période minimale de 2 ans et peuvent être conservées pendant une période supplémentaire définie par le délai de prescription applicable.

Il se peut que nous devions conserver des informations pendant de longues périodes afin d’établir, d’exercer ou de défendre nos droits légaux, ainsi qu’à des fins d’archivage et d’historique. Lorsque cela est possible et réalisable, les données personnelles seront rendues anonymes grâce à la suppression, à la substitution ou au verrouillage des détails permettant l’identification des personnes.

Si vous souhaitez obtenir plus d’informations sur notre politique de conservation des données, contactez le Responsable international de la protection des données en envoyant une demande à l’adresse e-mail dédiée suivante : dpo@antalis.com.

 

10. VOS DROITS

Vous avez les droits suivants concernant vos données personnelles :

  • accéder aux données personnelles détenues par ANTALIS à votre sujet ;
  • demander que vos données personnelles soient corrigées, par exemple si elles sont incomplètes ou incorrectes ;
  • vous désabonner à tout moment pour ne plus recevoir de communications marketing ;
  • dans certaines circonstances et sous réserve de la loi applicable : restreindre ou vous opposer au traitement de vos données personnelles, ou demander que vos informations personnelles soient effacées ;
  • dans certaines circonstances et sous réserve de la loi applicable : recevoir une copie des données personnelles que vous avez fournies à ANTALIS, dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par une machine (notion de « portabilité des données ») ;
  • lorsque vous avez fourni volontairement des données personnelles ou que vous avez par ailleurs consenti à leur utilisation : retirer votre consentement ;
  • porter plainte auprès d’une autorité de protection des données (voir ci-dessous).

 

Si vous souhaitez exercer vos droits, contactez le Responsable international de la protection des données d’ANTALIS en envoyant une demande à l’adresse e-mail dédiée suivante : dpo@antalis.com.

E-mailing et communication électronique à des fins de marketing direct
Lorsque vous créez un compte ou vous inscrivez pour la première fois auprès de nous, ANTALIS vous demandera si vous souhaitez recevoir des informations marketing/commerciales de la part d’ANTALIS. Pour recevoir des informations de la part d’ANTALIS, vous devez cocher la case « Je donne la permission de recevoir des informations ou des offres commerciales/marketing de la part du groupe ANTALIS ou en son nom, par e-mail ou par d'autres moyens de communication électroniques conformément à la Déclaration en matière de respect de la vie privée de ce site Web. ». Si vous refusez de recevoir des informations, laissez la case décochée.

Pour vous désabonner, vous pouvez soit accéder à votre compte sur le site Web d’ANTALIS et décocher la case correspondante, soit cliquer sur le lien de désabonnement qui sera inclus dans chaque e-mail envoyé par ANTALIS ou pour le compte d’ANTALIS, soit contacter le Responsable international de la protection des données d’ANTALIS en envoyant une demande à l’adresse e-mail dédiée suivante : dpo@antalis.com.

Qu’en est-il pour les personnes de moins de 16 ans ?
Si vous avez moins de 16 ans ou si vous n’avez pas atteint l’âge légal dans votre pays, assurez-vous d’avoir la permission de vos parents/représentants légaux avant de nous fournir des données personnelles vous concernant. Les mineurs de moins de 16 ans et les personnes n’ayant pas atteint l’âge légal ne sont pas autorisés à nous fournir leurs données personnelles sans cette autorisation.

Droit de porter plainte
Si notre réponse ne vous satisfait pas ou si vous pensez que nous ne traitons pas vos données personnelles conformément à la loi, vous pouvez déposer une plainte auprès de l’autorité de contrôle de la protection des données de votre pays.

Amendements à cette déclaration
Cette Déclaration en matière de respect de la vie privée a été mis à jour en mai 2018. Nous pouvons être amenés à y apporter des modifications de temps à autre si nécessaire afin de respecter toute loi applicable en matière de protection des données. Vous jugerez peut-être souhaitable de l’examiner à nouveau de façon ponctuelle. Tout changement apporté à une disposition de cette Déclaration en matière de respect de la vie privée s’appliquera à compter de la date de publication sur nos sites Web.

Questions
Si vous avez des questions sur cette Déclaration en matière de respect de la vie privée, contactez le Responsable international de la protection des données d’ANTALIS en envoyant une demande à l’adresse e-mail dédiée suivante : dpo@antalis.com.

 

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