Heures d’ouverture en période de fêtes. 26 & 27/12 : de 08h00 à 17h00, 28/12 : de 08h00 à 16h00. 24, 25 & 31/12 : nous sommes fermés. Il n’y aura pas de livraison les 24/12, 27/12 et 31/12.

Notice sur la confidentialité des employés

 

NOTICE SUR LA CONFIDENTIALITÉ DES EMPLOYÉS

 

À compter de mai 2018
 
Antalis s’engage à protéger les données personnelles accessibles dans l’entreprise de tous les employés et candidats. Dans le but de vous informer sur vos droits et aussi sur les différentes initiatives mises en place par Antalis pour protéger vos données personnelles, nous avons créé cette notice de confidentialité, que nous avons structurée en 10 chapitres.
Nous vous engageons à lire attentivement cette notice.
 
Sommaire
1. Objet de cette Notice
2. A qui s'applique cette Notice de confidentialité ?
3. Quelles sont les informations concernées ?
4. Information recueillie et utilisation faite
5. Stockage des données
6. Transferts internationaux
7. Divulgation d’information à des tiers
8. Prestataires de services
9. Mise à jour de vos données
10. Vos droits
 
1. OBJET DE CETTE NOTICE
Antalis (« ANTALIS ») est une société anonyme française au un capital social de 213 000 000 euros, immatriculée au registre du commerce et des sociétés de Nanterre sous le numéro 410 336 069, et ayant un siège social au 8 rue de Seine, 92100 Boulogne-Billancourt (France).
 
Dans le cadre de nos valeurs d'entreprise, nous prenons très au sérieux la protection de la vie privée de nos employés et candidats quand, en tant que Responsable du traitement, nous collectons, utilisons et stockons des données personnelles sur vous en lien avec votre contrat de travail ou votre potentielle embauche chez Antalis. Par conséquent, Antalis s'engage à collecter, mettre à jour et utiliser les renseignements personnels de chacun de façon responsable. La réglementation en vigueur sur la protection des données dans l'Union Européenne et ailleurs, imposent également des conditions strictes de gestion, et nous nous engageons à les respecter.
A travers notre code de conduite commercial, ANTALIS, pour la société elle-même et pour notre groupe d'entreprises, déclare reconnaître le droit fondamental et inaliénable de chaque individu à la protection de sa vie privée et de ses données personnelles. Nous nous engageons à mettre en oeuvre les procédures requises pour que la collecte et le traitement de vos données personnelles, réalisés dans le cadre de nos activités, soient effectués conformément à la loi applicable, dans le respect des individus, et conformément aux exigences de sécurité et de
confidentialité liées à ces informations. Vous trouverez plus d’informations sur le site web : www.antalis.com.
 
Le groupe ANTALIS a travaillé sur la mise à jour de nos processus afin de se conformer au règlement de l'UE 2016/679 sur la Protection des Données Personnelles en mettant en place un programme interne de protection des données afin de créer une norme standard pour notre groupe ANTALIS lors de la collecte, l’utilisation et la gestion des renseignements personnels.
Le(s) Responsable(s) du traitement des données, pour ce qui concerne vos renseignements personnels, sera la société ou les sociétés Antalis locales, dénommées ci-après ANTALIS, dans laquelle vous êtes employé(e) ou êtes un candidat actif à l'emploi.
 
Cette Notice sur la confidentialité des données et leur gestion explique de quelle manière nous pouvons recueillir, utiliser, traiter, stocker, divulguer et transférer des informations sur nos employés et candidats, et décrit vos droits par rapport aux renseignements personnels détenus. Les informations suivantes devraient vous aider à comprendre l’objectif de ce document.
 
2. À QUI S'APPLIQUE CETTE NOTICE DE CONFIDENTIALITÉ ?
Cette Notice de Confidentialité s'applique à tous les employés et candidats. Le terme de « employé » est défini comme une personne travaillant pour Antalis en vertu d'un contrat de travail ou assimilé (y compris les stagiaires, les apprentis, etc.).
 
3. QUELLES SONT LES INFORMATIONS CONCERNÉES ?
Dans cette Notice de Confidentialité, on entend par « renseignements personnels » toute information relative à une personne qui peut être identifiée directement ou indirectement, notamment par référence à un identifiant tel qu'un nom, un numéro d'identification, des données de localisation, un identifiant en ligne ou un ou plusieurs facteurs spécifiques à l'identité physique, physiologique, génétique, mentale, économique, culturelle ou sociale de cette personne.
Les catégories spéciales de renseignements personnels (« catégories particulières de données ») sont des données à partir desquelles nous pouvons déterminer ou déduire l'origine raciale ou ethnique d'une personne, les opinions politiques, les croyances religieuses ou d'autres croyances de nature similaire, l'appartenance à un syndicat, la santé ou l’état physique ou mental (y compris les données biométriques et génétiques), la vie sexuelle ou l'orientation, ou les données judiciaires (y compris les informations concernant d’éventuels délits ou infractions criminelles et toute peine ou pénalité).
ANTALIS ne recueillera des données de catégorie particulière que si cela est nécessaire pour remplir ses obligations et exercer des droits spécifiques en tant que Responsable de traitement le cas échéant votre consentement sera requis. De plus amples renseignements sur quand et pourquoi nous pourrions nous trouver dans l’obligation de ce faire sont donnés en section 4 « Information recueillie et utilisation
faite ».

4. INFORMATION RECUEILLIE ET UTILISATION FAITE
ANTALIS peut collecter vos renseignements personnels soit directement à partir de votre utilisation des installations informatiques et de communications électroniques mises à votre disposition, soit indirectement auprès de tiers autorisés tels que les sites de recherche d’emploi. Nous nous engageons à ne recueillir et à ne traiter que les renseignements personnels nécessaires à la bonne gestion des candidatures, au suivi administratif des contrats de travail durant la vie du contrat dans l’entreprise ainsi que postérieures à l’emploi. Antalis utilise des données à caractère personnel pour les opérations commerciales, le
développement des compétences, la technologie de l'information, ou à des fins administratives et, le cas échéant, dans le cadre de procédures judiciaires ou administratives ou exigibles par la loi en vigueur pour protéger les intérêts d’Antalis et de tiers, ou bien avec avis préalable tel que l’exige la loi. Antalis peut fournir des renseignements sur les employés en lien avec leur emploi à des tiers pour des programmes ressources humaines propres à Antalis ou à l'administration notamment tout élément de rémunération, d'avantages sociaux… 
 
L'une des valeurs fondamentales de notre société repose sur la confiance, vous pouvez également trouver de plus amples détails sur les objectifs, les informations que nous pouvons recueillir, la source de l'information et l'autorité juridique invoquée par Antalis en nous envoyant vos questions à l’adresse mail dédiée suivante : dataprotection-HRHQ@Antalis.com.

Identification personnelle et statut personnel
Chez ANTALIS, nous recueillons et maintenons desinformations sur nos employés et nos candidats en vue de conclure un contrat de travail ou un accord, et pour satisfaire à nos obligations en vertu de votre contrat de travail ou convention. Les données personnelles que nous recueillons peuvent inclure une partie ou tous les éléments suivants:
 
Title First Name Last Name
Other Name(s) E-mail Gender
Date of Birth Photo Address
Phone Number(s) Bank Acount Details Emergency contact details
Social Security Number Nationality Marital Status
Next of kin Job Role Employment type
Department Location Employee ID
Salary, Taxes and Contributions Bonus/Commission Records of holidays, sickness, disability and other absence
Pension scheme records Benefits records Disciplinary and grievance records
Vehicle make(s) Vehicle Registration Number(s) Union membership
 
Carrière
Nous nous engageons à soutenir nos employés actuels et futurs, pour développer leurs talents et leurs compétences, nous pouvons recueillir, traiter et utiliser des détails sur votre carrière au cours de votre emploi, dans le but de développer les compétences et faire évoluer les carrières.
Ces données peuvent comprendre (liste non exhaustive) :
 

Resume/CV 
Diploma(s) 
 
Reference check records
 
 
Pre-employment
 
 
Awards
 
 
Training records/certifications
 
 
Appraisals 
Performance reviews 
 Personal development plan
 
Talent reviews Compensation reviews  
 
Informatique, données de connexion et sécurité
Nous croyons en l’importance de la responsabilité et, lorsque la loi l’autorise, ANTALIS peut enregistrer et/ou surveiller les appels téléphoniques effectués et reçus, les communications électroniques envoyées ou reçues par les réseaux d’ANTALIS afin de protéger notre entreprise et de vérifier la conformité avec nos politiques et avec les obligations légales en vigueur. Tout enregistrement et/ou surveillance ne sera effectué qu’à des fins commerciales licites et conformément aux lois et règlements applicables.
Cela peut inclure les objectifs suivants:
 
 l’enregistrement de faits (y compris la conversion de messages vocaux en texte)
 la confirmation du respect des politiques et des procédures d’ANTALIS
 le respect des lois et réglementations applicables
 la prévention et la détection de délits et pour enquêter sur une utilisation non autorisée
 le suivi de l'utilisation et de l'exploitation efficace des réseaux et des systèmes d’ANTALIS
 la formation et le contrôle qualité
 
Sur nos sites ou dans nos locaux, votre image peut être capturée par des systèmes de vidéosurveillance gérés par ANTALIS ou par l'entité qui gère nos locaux. Les systèmes de contrôle d'accès aux bâtiments peuvent également capturer le lieu, l'heure et la date de votre entrée et de votre sortie de nos bureaux.
 
Les données ci-dessous peuvent être consultées:
IP Addresses
Logs 
Call recordings
Video surveillance 
Meta-data 
Mail records
 
Données de localisation
Dans le cadre de votre contrat de travail et de vos activités professionnelles, nous pouvons vous fournir des outils/équipements tels que: téléphone portable, ordinateur, voitures, badges d'accès, etc.
Les données ci-dessous peuvent être collectées:
GPS Tracking records  Mobile phone tracking  Business trip records
 
Cookies
Si vous utilisez nos sites Web, nous vous informons qu'ils utilisent des cookies et d'autres outils d'analyse du trafic Web (par exemple, le suivi des pixels, Google Analytics, etc.). Veuillez cliquer le lien suivant politique d’utilisation des cookies pour plus d'informations sur notre utilisation de ces outils.
 
5. STOCKAGE DES DONNÉES
Soyez assurés qu’ANTALIS stockera vos données personnelles pour le temps nécessaire à la satisfaction de nos obligations ou pour réaliser les objectifs pour lesquels les informations sont collectées, traitées et utilisées ou pour les périodes autorisées par les lois applicables à la protection des données. Pour déterminer la période de stockage appropriée, nous examinerons la quantité, la nature et la sensibilité des
données, le risque potentiel de préjudice que pourrait poser une utilisation non autorisée ou la divulgation de ces données, les finalités du traitement des données, l’éventuelle possibilité d’atteindre ces finalités par d'autres moyens, ainsi que les exigences légales applicables.
Il se peut que nous ayons besoin de conserver des informations pour des durées importantes afin d'établir, d'exercer ou de défendre nos droits juridiques ainsi que pour l'archivage et à des fins historiques. Lorsque cela est possible et faisable, les renseignements personnels seront anonymisés par la suppression, la substitution ou le blocage des détails qui permettent d'identifier les personnes.
 
6. TRANSFERTS INTERNATIONAUX
En tant que groupe opérant à l’international, nous avons centralisé certains aspects de notre gestion des ressources humaines, des informations administratives mais aussi le partage des opportunités d’évolution pour nos employés. En conséquence, vos renseignements personnels peuvent être transférés à l'extérieur du pays d'origine (y compris les transferts en dehors de l'Espace Economique Européen) et peuvent être consultés dans toutes les entités d’ANTALIS. La confiance est l'une de nos valeurs d'équipe (TEAM VALUES) qui sous-tend notre activité. Nous prenons donc toutes les précautions nécessaires aussi bien juridiques qu’en matière de sécurité pour assurer la confidentialité et l'intégrité de vos informations personnelles transférées au sein d’ANTALIS pour permettre dans ANTALIS des transferts internationaux au sein de l'EEE, en conformité avec les lois européennes en vigueur en matière de protection des données personnelles. Vos informations personnelles recevront donc le même niveau de protection quel que soit
notre implantation au sein d’ANTALIS.
Il faut garder à l'esprit que vos données personnelles seront également accessibles par les prestataires de services d’ANTALIS qui peuvent être implantés dans d'autres juridictions. Pour plus d'informations, consultez la section 7 Prestataire de services, ci-dessous.
 
7. DIVULGATION D’INFORMATION A DES TIERS
ANTALIS peut divulguer vos renseignements personnels (i) lorsque cela est nécessaire aux fins énoncées, y compris au sein même d’ANTALIS ; (II) si la loi en vigueur l'exige ; (III) dans le cadre d'une réorganisation ou d'une fusion de notre société avec une autre entreprise ; (IV) si nous estimons qu'une telle divulgation est nécessaire pour la mise en oeuvre ou l’application de clauses contractuelles ou d'autres accords ou pour protéger et défendre de toute autre manière les droits, les biens ou la sécurité d’ANTALI ; (v) pour se conformer à une procédure judiciaire, à une ordonnance
du Tribunal ou à toute autre obligation légale, ou bien à une enquête réglementaire ou gouvernementale; ou (VI) avec votre consentement. Les tiers destinataires de données personnelles concernant
les employés peuvent inclure:
 
 les autorités fiscales et douanières
 les organismes de réglementation et autres organisations professionnelles
 les autorités de cotation et de bourse
 les registres publics des directeurs d'entreprise et d’actionnariat
 les fournisseurs de services de vérification d'identité
 les tribunaux, la police et les services de maintien de l’ordre
 les ministères et organismes gouvernementaux
 les auditeurs et conseillers professionnels (y compris les assureurs et conseillers professionnels en matière de garanties)
Soyez assurés que nous mettrons en oeuvre tous les efforts raisonnables pour divulguer le minimum d’informations personnelles nécessaires dans chaque cas.
 
8. LES PRESTATAIRES DE SERVICES
Les tiers qui fournissent des services à ANTALIS sont appelées «sous-traitants». ANTALIS mettra en place des contrats avec des sous-traitants qui répondent aux exigences des lois pertinentes sur la protection des données personnelles. Les sous-traitants seront tenus d'utiliser des mesures de sécurité appropriées pour protéger les données personnelles, et il leur sera interdit d'utiliser les données personnelles autrement que selon les instructions données par d’ANTALIS.
Les sous-traitants qui traitent des données personnelles pour le compte d’ANTALIS peuvent être situés en Europe ou dans d'autres pays dans le monde entier. ANTALIS s'assurera que les sous-traitants respectent toutes les exigences légales applicables en matière de transfert de données personnelles à l'extérieur de la juridiction dans laquelle ces données ont été collectées à l'origine. Pour les données collectées dans l'Espace Économique Européen ou qui se rapportent à des personnes concernées dans l'EEE, ANTALIS exigera des sous-traitants qu'ils exécutent les Clauses Contractuelles Types pour le transfert de données personnelles à des pays tiers, en conformité avec les lois européennes applicables en matière de protection des données personnelles.
 
9. MISE A JOUR DE VOS DONNEES
La communication ouverte est une nécessité si nous voulons réussir, et c'est pourquoi nous faisons tout notre possible pour maintenir l'exactitude et l'exhaustivité des informations personnelles que nous détenons. Nous sommes également en mesure d'examiner et de corriger les données personnelles, selon les besoins. Il vous suffit de contacter le service des ressources humaines. Pour nous aider à nous assurer que vos informations sont bien à jour, il est important que vous nous communiquiez toute mise à jour de vos coordonnées ou autres informations personnelles.
 
10. VOS DROITS
Nous nous engageons à respecter et à faire respecter vos droits. Il est important de noter que, en ce qui concerne vos données personnelles, vous avez les droits suivants :
 d’accéder aux données personnelles vous concernant détenues par ANTALIS ;
 de faire corriger vos données personnelles, par exemple si elles sont incomplètes ou incorrectes ;
 dans certaines circonstances, et sous réserve de la loi applicable, le droit de limiter ou de s'opposer au traitement de vos données personnelles, ou de demander que vos données personnelles soient effacées;
 dans certaines circonstances et sous réserve de la loi applicable, le droit de recevoir une copie des données personnelles que vous nous avez fournies, dans un format structuré, couramment utilisé et lisible  par machine (connu sous le nom de « portabilité des données ») ;
 lorsque vous avez fourni des données personnelles volontairement, ou autrement consenti à ce que nous en fassions usage, le droit de retirer votre consentement;
 le droit de porter plainte auprès d'une autorité de protection des données (voir plus loin).
 
Et si vous avez moins de 16 ans?
Si vous avez moins de 16 ans ou n’avez pas la majorité dans votre pays, veuillez-vous assurer d'avoir la permission de vos parents/représentant légal avant de nous fournir des données personnelles vous concernant. Les mineurs de moins de 16 ans et les personnes qui ne sont pas majeures ne sont pas autorisés à nous fournir leurs données personnelles sans cette autorisation.
 
Droit de déposer une plainte
Si notre réponse ne vous satisfait pas, ou si vous estimez que notre traitement de vos données personnelles n’est pas conforme à la loi, vous pouvez déposer une plainte auprès de l'autorité de contrôle compétente en matière de protection des données de votre pays.
 
Amendements à la présente notice
La présente Notice de Confidentialité a été mise à jour en mai 2018. Il se peut que nous soyons amenés à y apporter des modifications afin de nous conformer à toute loi applicable en matière de protection des données. Vous pouvez souhaiter revoir la Notice ponctuellement. Toute modification apportée à une disposition de la Notice de Confidentialité s'appliquera à partir de la date de publication.
Requête
Veuillez-vous assurer d’avoir bien compris le contenu de la présente Notice de Confidentialité. Si vous avez une question sur ce document, ou si vous souhaitez exercer vos droits, veuillez nous contacter en envoyant une demande à l'adresse mail dédiée suivante :dataprotection-HRHQ@Antalis.com
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